Pengelolaan Arsip Dinamis

Manajemen file dilakukan pada arsip dinamis dan file statis. Manajemen arsip dinamis meliputi: file vital, file aktif, dan file tidak aktif. Manajemen catatan dinamis adalah tanggung jawab pencipta arsip. Sementara lembaga pengarsipan bertanggung jawab untuk mengelola barang-barang statis. Sebelum mengelola anda perlu mengkategorikan arsip, tentu anda membutuhkan tempat arsip tersebut, jangan khawatir karena saat ini sudah banyak yang jual katron box atau yang biasa kita kenal sebagai kardus arsip. hal ini untuk mempermudah mengkategorikan atau memilah arsip anda agar nantinya tetap mudah untuk dicari. dan lagi arsip anda tidak akan terselip atau bahkan hilang.

Pengelolaan arsip dinamis

Dynamic Archive Management adalah proses yang dinamis, efisien dan sistematis untuk mengelola catatan file, termasuk membuat, menggunakan, dan memelihara file. Tujuan manajemen arsip dinamis adalah untuk memastikan ketersediaan catatan dalam pelaksanaan kegiatan seperti materi untuk tanggung jawab hasil dan bukti hukum berdasarkan sistem kepatuhan: dapat diandalkan; secara sistematis; utuh; kedalaman; dan sesuai dengan norma, norma, prosedur dan kriteria. Selain itu, ini juga menjaga keaslian, integritas, keamanan dan perlindungan catatan. Untuk mencapai tujuan ini, pengelolaan arsip dinamis dicapai melalui kegiatan: pembuatan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.

Buat arsip dinamis

Membuat arsip seperti surat dan manuskrip lainnya, gambar dan rekaman adalah kegiatan pertama dalam kehidupan arsip, yaitu kegiatan memproduksi surat dan dokumen lain atau naskah yang dibutuhkan dalam organisasi organisasi untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai. Penciptaan arsip dapat diartikan sebagai kegiatan untuk merekam kegiatan atau peristiwa dalam bentuk dan media apa pun sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Dari ketentuan ini dapat dikatakan bahwa setiap pejabat dan karyawan unit kerja yang terlibat dalam persiapan dokumen saat membuat arsip harus memperhatikan prinsip-prinsip berikut, yaitu: baik dan benar, dapat menentukan bentuk dan / atau melakukan transfer media termasuk media elektronik dan / atau media lain, pembuatan arsip dilakukan dengan menganalisis fungsi dan tugas organisasi dan mengisi komponen arsip, konten, dan konteksnya.